利用事例
【ご利用事例】「コワーキングスペース7F（ナナエフ）」様

このたび、ShiftBalancer（シフトバランサー）を導入いただいた「コワーキングスペース7F（ナナエフ）」様に、本サービスを導入いただいた経緯やご感想をお伺いいたしました。

店舗概要

コワーキングスペース7Fのご紹介

埼玉県さいたま市の大宮駅東口徒歩１分の場所にあるコワーキングスペースです。
仕事やスキルが共有できる場、同じ空間を共有することで、それぞれの経験を活かした交流やコラボレーションが生まれる場を目指します。

店舗名コワーキングスペース7F
URLhttps://office7f.com/
営業時間7:00〜23:00（年中無休）
スタッフの人数常時35名前後
シフト作成頻度2週間に1回
シフト作成に掛かっていた時間
（ShiftBalancer導入前）		1日〜2日間
現在シフト作成に掛かっている時間
（ShiftBalancer導入後）		約30分

すきま時間でシフトを作成できるようになり、店長の負担が激減！

  • 自分で手作業で作成するよりも、明らかに精度が高いシフトが自動で作成できるようになった
  • まとまった時間を掛けないと作成出来なかったシフトが、すきま時間で作成できるようになり、シフト作成に対する精神的負担が無くなった
  • 通常業務に忙殺されてシフト作成が後回しになっていたのが、今では期限内にシフト発表ができるようになった

スタッフさんには、どのような方が多いですか？

私たちの運営するコワーキングスペース7Fのスタッフは、大学生・大学院生が多くを占めており、学業や課外活動で忙しい人が多いです。
私たちはスタッフ全員が「アルバイト偏重になるのではなく、本人たちが今しか出来ないことに積極的に取り組むこと」を望んでおり、彼ら・彼女らの活動を非常に応援しています。

そのため必然的に、毎月のシフトにコンスタントに入れるスタッフも少なくなります。時期によって出勤可能なスタッフに偏りが出るので、「毎月のシフト作成をパターン化することが非常に難しい」という問題がありました。

学生中心のスタッフ構成のため、毎年必ず何割かは卒業します。なので、毎年新人スタッフも採用しなければなりません。その結果、スタッフの中には常に新人が存在することになり、どうしてもスタッフ間でスキルにバラつきが発生してしまいます。

以前、シフト作成はどのように進めていましたか？

導入以前は、所属している35名前後のスタッフからGoogle スプレッドシートで出勤希望を集め、そのままGoogle スプレッドシート上でシフトを作成していました。(作成作業自体は手作業）

当初は1ヶ月に1回の頻度でシフトを作成していましたが、1ヶ月後の予定がまだ定まっていないスタッフも多かったので、2週間に1回の頻度で作成するように変更しました。
しかし、事業拡大に伴い店長の仕事が多岐に渡るようになり、シフト作成に掛けられる時間が激減。スタッフの人数も増えてきたことで、シフト作成の難易度が上がったことも拍車を掛けました。

結果として「シフトを作り終わったと思ったら、またすぐに次のシフトを作りはじめている」状態に。作成したシフトの発表期日を守れないことも多くなり、スタッフに迷惑を掛けてしまうこともしばしば。
「これではいけない！」と思い、シフト作成支援ツールの導入を本格的に検討するようになりました。

具体的に、シフト作成のどんな部分が負担でしたか？

シフト作成は、精神的にも技術的にも負担を感じる作業でした。

シフト作成は複数の条件を加味する必要があることから、まとまった時間が必要です。
隙間時間で完成させることは難しいため、日々の業務の中で完成させることが出来ず、必然的にシフト作成作業は後回しになってしまっていました。
常に頭のどこかで「次のシフトを作らなきゃ」と考えており、精神的に負担を感じていたことを覚えています。

また「自分の作成したシフトは、果たして最適なのか」と常に迷っていました。
本当にスタッフにとって平等なシフトになっているのか、もっと良いシフトになるんじゃないか、と常に修正を重ねていたことから、作業時間も膨大に。
シフトの良し悪しをひと目では判断出来ないのが、手作業の一番辛いところでした。

ShiftBalancerを使ってシフトを組むようになって、シフト作成業務はどのように効率化されましたか？

出勤希望の集計からシフト作成まで、全体を通してシステマティックに出来るようになりましたね。

予定集めの段階では、Google スプレッドシートでは出来なかった「入力の進捗確認」がひと目で出来るようになったので、未入力のスタッフに対して迅速なフォローが可能に。
Googleスプレッドシートと異なり、ShiftBalancerはシフト作成のために作られたツールなので、入力もしやすく、マニュアルも整っていると感じています。
直感的に予定入力が出来るので、はじめて入力する新人スタッフに対しても、最小限の説明で済むようになりました。

シフトの自動作成に関しては、自分が手作業で作成するよりも明らかに精度が高いと感じました。
計算結果をベースに手作業で修正を施し、シフトを確定するのですが、この修正もほとんど必要としないくらい整ったシフトを出力してくれる印象です。

自動計算では対応しきれなかった要望も、「条件不一致」として一覧表示してくれるので、手作業で確認するよりも遥かに効率的です。
修正を行う際には、この「条件不一致」項目のみを参照すれば良いので、イチからシフトを作成する必要は無くなりました。

加えて、各スタッフの要望達成率も一覧表示してくれるので、今まで定量化が難しかった「公平性」をシフトに持たせることが可能になりました。
大学の夏休みなどの長期休暇で出勤希望者が集中すると、どうしても希望を満たしてあげられないスタッフが出てきますが、「なぜこのシフトになったのか」を可視化出来るようになったので、不公平を感じさせてしまう可能性が今までよりも減ったように感じます。

シフトの配布も楽々です。
今まではGoogle カレンダーに手入力していたので、転記ミスの無いよう注意を払う必要がありましたが、インポート機能で一括入力ができるようになったので、その心配と手間も無くなりました。

総じて、精神的に余裕ができ、毎月のシフト作成が苦痛ではなくなりました。

特に便利だと感じた機能は何ですか？

「条件不一致」項目に「遅番→早番」が表示される点はとても便利だと感じました。
私たちの運営するコワーキングスペース7Fは、朝7時開店→夜23時閉店となっており、前日の夜遅くに勤務したスタッフが翌朝も勤務する場合は体力的に負担を強いてしまいます。
それを避けるようなシフトを作成する必要があったので、この機能は非常に助かっています。

※遅番→早番：ある日付の最終時間帯とその翌日の最初の時間帯に連続で出勤するスタッフがいる場合、この警告が表示されるようになっています。

最後に、ShiftBalancerへのメッセージをお願いします。

今まで「超難易度の高いシフト作成」に翻弄されており、ShiftBalancerを導入するまでは本当に大仕事でした。そんな私たちの大仕事を救ってくれたShiftBalancerには本当に感謝しています！
シフト作成に悩む全ての店長さんにドススメします！！