コラム
シフト作成ツールの選び方

2020.10.10
機能紹介

アルバイトやパートを複数抱える店舗様にとって、毎月のシフト作成は必須の業務です。
シフト作成をラクにするための様々なツールが世の中には存在しますが、「どのツールが自分の店舗に合うのかわからない」「そもそも導入すると何が変わるのか」を見極めるのはなかなか難しいです。

今回は、そんな店舗様の疑問を解消する目的で、様々なシフト作成ツールの特徴をまとめてみました。

なぜ多くの人がシフト作成に苦労するのか

シフト作成ツールのご紹介の前に、「なぜシフト作成はこんなにも難しいのか」を考えてみたいと思います。
シフト作成を難しくしている一番の理由は「満たさなければいけない条件が多すぎる」ことだと考えます。

いくつか例を挙げてみましょう。

必要な時に必要な人数だけ配置したい

シフト作成においては、各日付の各時間帯に必要な人数を過不足なく配置することが求められます。
スタッフ数が過剰になってしまうと人件費が余計に発生してしまいますし、逆に不足すると業務が回らなくなり、出勤しているスタッフに負担が掛かります。

そのため、各日時の出勤スタッフ数を、必要な人数ピッタリに収めることがシフト作成者には求められます。

スタッフの出勤希望をなるべく満たしてあげたい

スタッフによっては出勤できない日時があるため、そこを避けるようにシフトを組む必要があります。
また、特定の日時を強く希望するスタッフがいた場合、なるべくその要望を満たしてあげることも大切です。

スタッフ間で出勤希望を偏りなく満たしてあげたい

特定のスタッフの要望だけが多く通るシフトになってしまうと、スタッフ間で不公平を生んでしまいます。
出してくれた出勤希望を、全スタッフ満遍なく満たしたシフトにすることで、この不公平を緩和し、スタッフのモチベーション向上に繋げることができます。

スタッフ間でスキルにも差がある

例えば、新人同士だけで出勤させてしまうと、お客様に対して十分なサービスを提供できない可能性があるので、新人とベテランを同時間帯に一緒に出勤させるなどの配慮が必要です。

また、スタッフによっても得手不得手があるので、足りないスキルをスタッフ間で補わせることも必要です。

このようなことを考慮してシフトを作成することで、スタッフ全体のスキルの底上げに繋がるほか、お客様へ提供するサービスの質の向上も実現できます。

これらの条件を全て満たせるようなシフトを手作業で作成しようとすると、膨大な時間が掛かりますし、神経も使います。

また、そもそもスタッフの出勤希望を集めるのも大変です。店舗様によっては、提出方法が面倒（店舗の端末から入力したり、紙で提出したり）だったり、提出期限を守らないスタッフがいたりして、すぐには全員分のシフト希望が集まらないこともあるのではないでしょうか。
加えて、シフト希望が集まった後、それらを1つにまとめるのも面倒な作業です。

この記事をご覧の皆さまの中にも、Excelなどを使って手作業でシフトを作成している方がいらっしゃるのではないでしょうか。

このシフト作成の手間を削減するための1つの方法として、「シフト作成ツール」の導入が挙げられます。

シフト作成ツールで手間の削減

シフト作成ツールを導入すると、従来手作業で行っていたシフト作成作業を効率化することができます。
シフト作成ツールにはいくつか種類がありますので、順にご紹介いたします。

シフト管理ツール

シフトを作成するのに特化した見た目・操作性を備えたツールです。
予め設定した条件が守られているかどうかを自動でチェックしてくれるので、シフトの作成や修正作業が効率化されます。また、スタッフの出勤希望をスマートフォンなどを使って効率的に集められる機能を持ったものもあります。
無料から使えるものもあり、導入ハードルが低いのも特徴です。

しかし効率化されたとは言えども、シフトの作成自体は手作業になるので、シフト作成に慣れた人でないと効果的なシフトを組むことは難しいでしょう。

シフト自動作成ツール

シフト自動作成ツールとひとことで言っても、機能はツールによって大きく異なります。
数理最適化の技術を用いてシフトを自動提案するツールもあれば、アルゴリズムは用いず、予め決めたパターンに従って当てはめていくだけのツールもあります。

パターンに従って当てはめていくタイプ

予め設定した勤務パターン通りにスタッフを配置していくタイプです。

例えば、1週間「昼勤」をした次の週は1週間「夜勤」になるなど、勤務の順番が全スタッフ同一の場合には、こちらのツールで十分なことが多いでしょう。無料から使えるものもあります。
しかし、常に同じ勤務体系でスタッフが出勤できるとは限りません。場合によっては、どうしてもスタッフが出勤できなくて、他のスタッフを配置せざるを得ないときもあるでしょう。そういったイレギュラーな事態には対応できない場合が多いです。

計算を行い最適化するタイプ

スタッフの出勤希望に基づき、最適なシフト表を自動で提案するタイプです。
使用する最適化手法はベンダーによって様々ですが、主に数理最適化アルゴリズムが用いられることが多いです。（AIを用いているツールもありますが、数理最適化アルゴリズムとAIの境界は人によって様々です。）

条件設定を細かく行うことができ、各店舗の勤務体系に応じた最適なシフトを算出することができます。
勤務パターンが決まっていないケースに対しても適用が可能であり、柔軟性が高いのが特徴です。
もちろん、計算結果をそのまま使うことは少なく、手修正を施す必要は生じますが、従来のシフト作成に掛けていた手間を大幅に削減することができ、メリットは大きいでしょう。

デメリットをあげるとすれば、多くのツールが大規模な法人向けで導入費用が高額になりがちです。また、条件設定が細かく出来るがゆえに、自動作成機能を最大限発揮するための初期設定が煩雑になることもあるでしょう。

このように、ひとことで「シフト作成ツール」と言っても色々な種類があるため、ご自身のニーズに沿ったツールを選択することが重要です。

上記に挙げたツールは、総じて大規模な（数百名規模）法人向けのものが多く、1店舗あたりの人数がそれほど多くない（〜50名程度）店舗様にとっては、導入に際しての心理的・価格的ハードルが高いと感じることもあるのではないのでしょうか。

ShiftBalancer（シフトバランサー）の特徴

ShiftBalancer（シフトバランサー）は、数理最適化を用いてシフトを自動作成するサービスでありながら、個人店舗様などが使いやすい特徴を兼ね備えています。

導入費用無料、お試し無料プラン有り
設定項目を汎用的なものだけ残し、シンプルで扱いやすい

ShiftBalancer（シフトバランサー）と、その他のツールの比較表を下記に示します。

※捉え方には個人差があります

スタッフ数が10名以下であれば、お試し無料プランで使い続けられますし、有料プランも初月無料なので、ぜひ一度お試しいただき、使用感を確かめていただければと思います。

その他詳しい機能については、特徴ページに記載していますので、ぜひご覧ください！